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Inteligência Artificial (IA) para o Reconhecimento Automático de Documentos
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Neste blog post vamos perceber de que forma o reconhecimento automático de documentos através de inteligência artificial pode ser uma vantagem competitiva para as organizações em todas as áreas de atividade.
O processo de interpretação de documentos desempenha um papel crucial na gestão de informações em grandes organizações. Com o crescimento exponencial da quantidade de dados provenientes de diversas fontes, é indispensável contar com métodos eficientes para extrair informações úteis e tomar decisões informadas. No entanto, esse processo tradicionalmente manual é marcado pela sua complexidade, morosidade e propensão a erros humanos.
Imagine que uma empresa recebe diariamente uma grande quantidade de documentos, como faturas, contratos, relatórios e formulários.
A tarefa de:
· interpretar esses documentos,
· extrair dados relevantes
· e inseri-los nos sistemas da organização
pode ser, como já foi referido, extremamente trabalhosa e suscetível a falhas. Além disso, o tempo gasto nesse processo manual pode atrasar a tomada de decisões críticas e comprometer a eficiência operacional.
A existência de uma tecnologia com uma funcionalidade que permitisse aos utilizadores submeter documentos para interpretação automática e extrair essa informação de forma fiável e automática, reduzindo a necessidade de intervenção humana o mais possível, seria o ideal para muitos dos exigentes processos de grandes organizações.
É nesta etapa que a Nextbitt surge como uma solução inovadora para atender a essa necessidade premente das organizações. Com sua plataforma de interpretação automática de documentos, a Nextbitt oferece uma abordagem baseada em Inteligência Artificial (IA) para automatizar e otimizar este processo crítico. A sua solução não só elimina a necessidade de intervenção humana regular, mas também garante a confiabilidade, segurança e precisão dos dados extraídos.
A proposta da Nextbitt não se limita apenas à interpretação automática de documentos, como também se integra perfeitamente com outros produtos do ecossistema da empresa. Isso significa que os dados extraídos podem ser facilmente integrados nos sistemas existentes da organização, como gestão de energia e gestão ambiental. Esta integração perfeita permite uma análise mais abrangente e informada dos dados, contribuindo para uma tomada de decisão mais assertiva e eficaz.
Este processo consiste na interpretação e recolha de dados de documentos com recurso a algoritmos de IA (inteligência artificial), extraindo, validando e processando a informação de uma forma simples para o utilizador.
Os utilizadores podem submeter documentos via Portal Nextbitt, email ou aplicação Mobile Nextbitt.
Ao submeter o documento a plataforma irá aplicar o modelo mais adequado para a sua interpretação, avaliando a estrutura e composição do mesmo para extrair a informação e converter em dados concretos, usando algoritmos de IA para estas previsões.
A cada campo identificado pelo modelo é atribuído um valor de fiabilidade ao resultado obtido.
Em cada modelo podem ser configurados campos a serem detetadas pelo processo, aumento assim a possibilidade de customização do processo, assim como o raio e confiança da obtenção dessa informação.
Esta é uma etapa crucial no processo de interpretação de documentos da Nextbitt, oferecendo um controlo de qualidade essencial para garantir a precisão e confiabilidade dos dados processados. Quando um documento não atinge um nível mínimo de fiabilidade, estabelecido em 75% e ajustável conforme necessário para cada modelo, é encaminhado para esta fila para validação manual.
Dentro da Fila de Validação Manual, os utilizadores têm várias opções de ação para cada documento:
Esta opção é ideal quando os valores identificados pelo modelo são considerados corretos pelo utilizador. Ao aprovar os valores, o utilizador aceita o resultado e permite que o sistema os inclua automaticamente no processo, submetendo o ficheiro com os resultados identificados para a próxima etapa do fluxo de trabalho.
Caso os valores identificados pelo modelo não estiverem de acordo com as expectativas ou necessidades do utilizador, este pode optar por selecionar outro modelo de interpretação. Isso permite ajustar os parâmetros do processo, adicionar novos campos ou modificar as configurações para melhor se adequar ao documento em questão. Depois de efetuadas as alterações, o processo de identificação é repetido para garantir uma interpretação mais precisa.
Se o utilizador determinar que o documento em questão não é relevante ou não pode ser interpretado com precisão pelo sistema, ele pode optar por ignorá-lo. Ao escolher esta opção, todos os valores identificados são descartados e o documento é removido da Fila de Validação Manual, permitindo assim que o utilizador se possa concentrar em documentos mais pertinentes.
Os dados recolhidos são integrados em outros produtos Nextbitt, por exemplo Gestão Energia para fatura de energia, Gestão Ambiental, para dados relacionados com consumos de e respetivos fatores de emissão de Co2.
A capacidade da Nextbitt de interpretar uma ampla gama de documentos oferece uma vantagem significativa para as organizações. Ao permitir a leitura de qualquer tipo de documento, desde faturas e contratos até relatórios e formulários, a Nextbitt adapta-se às necessidades específicas de cada cliente. Isso não apenas aumenta a versatilidade da plataforma, mas também melhora a confiabilidade do processo ao longo do tempo.
Além disso, a personalização do modelo é uma característica chave que a Nextbitt oferece. Ao longo do tempo, a plataforma aprende com o histórico de dados recolhidos e as interações do utilizador, refinando continuamente o modelo de interpretação. Essas adaptações personalizadas garantem uma experiência mais precisa e eficiente, alinhada com as necessidades específicas de cada ambiente organizacional.
A integração da Inteligência Artificial (IA) no reconhecimento e interpretação automática de documentos desempenha um papel crucial na melhoria da confiabilidade e precisão dos resultados. Anteriormente, esse processo dependia muito da intervenção humana, o que aumentava o risco de erros e atrasos. No entanto, com a Nextbitt, a IA assume a maior parte do trabalho, reduzindo significativamente a necessidade de intervenção humana e garantindo maior segurança dos dados submetidos.
Os algoritmos de IA aplicados pela Nextbitt são treinados para reconhecer padrões e extrair informações relevantes dos documentos com precisão e eficiência. Isso não apenas acelera o processo de interpretação, mas também melhora a qualidade dos resultados, permitindo que as organizações tomem decisões mais informadas e assertivas com base nos dados extraídos.
Além disso, a IA da Nextbitt é adaptativa, o que significa que ela pode aprender e evoluir com o tempo. À medida que mais dados são processados e mais interações são feitas, os algoritmos tornam-se mais refinados e precisos, proporcionando uma interpretação cada vez mais precisa e confiável dos documentos.
Uma das vantagens fundamentais da funcionalidade da Nextbitt é a integração automática dos dados no sistema da empresa. Uma vez que os dados são processados com sucesso pela plataforma, são automaticamente integrados noutros produtos do ecossistema Nextbitt. Isso permite que as organizações avaliem imediatamente o impacto das informações inseridas e tomem decisões com base em dados atualizados e precisos.
Essa integração automática dos dados elimina a necessidade de transferência manual de informações entre sistemas, reduzindo erros e atrasos associados. Além disso, proporciona uma visão holística e em tempo real das operações da organização, facilitando assim uma tomada de decisão mais rápida e informada.
Ao adotar esta funcionalidade da plataforma Nextbitt, as organizações otimizam os seus fluxos de trabalho e tomam decisões mais informadas e rápidas com base em dados atualizados e precisos. Esta abordagem não apenas melhora a eficiência operacional, como também impulsiona a competitividade e a capacidade de adaptação das organizações num ambiente empresarial em constante evolução.
A Nextbitt não é apenas uma ferramenta, é um parceiro estratégico na gestão eficaz de informações e tomada de decisões informadas. Saiba mais sobre como usamos a Inteligência Artificial na Nextbitt aqui e marque uma Demo connosco para ver esta funcionalidade em ação.
André Ferreira
Product Owner
