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Inteligencia artificial (IA) para el reconocimiento automático de documentos
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En esta entrada del blog entenderemos cómo el reconocimiento automático de documentos mediante inteligencia artificial puede suponer una ventaja competitiva para las organizaciones de todos los ámbitos de actividad.
El proceso de interpretación de documentos juega un papel crucial en la gestión de la información en grandes organizaciones. Con el crecimiento exponencial de la cantidad de datos provenientes de diferentes fuentes, es fundamental contar con métodos eficientes para extraer información útil y tomar decisiones informadas . Sin embargo, este proceso tradicionalmente manual está marcado por su complejidad, lentitud y propensión a errores humanos.
Imaginemos que una empresa recibe diariamente una gran cantidad de documentos, como facturas, contratos, informes y formularios.
La tarea de:
interpretar estos documentos,
· extraer datos relevantes
· e insertarlos en los sistemas de la organización
Puede ser, como ya se mencionó, extremadamente laborioso y susceptible de fallar. Además, el tiempo dedicado a este proceso manual puede retrasar la toma de decisiones críticas y comprometer la eficiencia operativa.
La existencia de una tecnología con una funcionalidad que permitiera a los usuarios enviar documentos para su interpretación automática y extraer esa información de forma fiable y automática, reduciendo al máximo la necesidad de intervención humana, sería ideal para muchos de los procesos exigentes de las grandes organizaciones.
Es en esta etapa que Nextbitt surge como una solución innovadora para satisfacer esta necesidad apremiante de las organizaciones. Con su plataforma de interpretación automática de documentos, Nextbitt ofrece un enfoque basado en Inteligencia Artificial (IA) para automatizar y optimizar este proceso crítico. Su solución no sólo elimina la necesidad de intervención humana regular, sino que también garantiza la confiabilidad, seguridad y precisión de los datos extraídos.
La propuesta de Nextbitt no se limita a la interpretación automática de documentos, sino que también se integra perfectamente con otros productos del ecosistema de la compañía. Esto significa que los datos extraídos se pueden integrar fácilmente en los sistemas existentes de la organización, como la gestión energética y la gestión medioambiental. Esta perfecta integración permite un análisis de datos más completo e informado, contribuyendo a una toma de decisiones más asertiva y efectiva.
Este proceso consiste en interpretar y recopilar datos de documentos mediante algoritmos de IA (inteligencia artificial), extrayendo, validando y procesando información de forma sencilla para el usuario.
Los usuarios pueden enviar documentos a través del portal Nextbitt, correo electrónico o la aplicación móvil Nextbitt.
Al enviar el documento, la plataforma aplicará el modelo más adecuado para su interpretación, evaluando su estructura y composición para extraer la información y convertirla en datos concretos, utilizando algoritmos de IA para estas predicciones.
A cada campo identificado por el modelo se le asigna un valor de confiabilidad al resultado obtenido.
Los campos a detectar por el proceso se pueden configurar en cada modelo, aumentando así la posibilidad de personalizar el proceso, así como el radio y la confianza en la obtención de esta información.
Este es un paso crucial en el proceso de interpretación de documentos de Nextbitt, ya que ofrece un control de calidad esencial para garantizar la precisión y confiabilidad de los datos procesados. Cuando un documento no alcanza un nivel mínimo de confiabilidad, establecido en el 75% y ajustable según sea necesario para cada modelo, se envía a esta cola para su validación manual.
Dentro de la Cola de Validación Manual, los usuarios tienen varias opciones de acción para cada documento:
Esta opción es ideal cuando los valores identificados por el modelo son considerados correctos por el usuario. Al aprobar los valores, el usuario acepta el resultado y permite que el sistema los incluya automáticamente en el proceso, enviando el archivo con los resultados identificados a la siguiente etapa del flujo de trabajo.
Si los valores identificados por el modelo no cumplen con las expectativas o necesidades del usuario, éste podrá optar por seleccionar otro modelo de interpretación. Esto le permite ajustar los parámetros del proceso, agregar nuevos campos o modificar la configuración para adaptarse mejor al documento en cuestión. Una vez realizados los cambios, el proceso de identificación se repite para garantizar una interpretación más precisa.
Si el usuario determina que el documento en cuestión no es relevante o el sistema no puede interpretarlo con precisión, puede optar por ignorarlo. Al elegir esta opción, todos los valores identificados se descartan y el documento se elimina de la Cola de Validación Manual, permitiendo así al usuario centrarse en documentos más pertinentes.
Los datos recopilados se integran en otros productos de Nextbitt, por ejemplo, Gestión de Energía para facturas de energía, Gestión Ambiental, para datos relacionados con el consumo y los respectivos factores de emisión de Co 2 .
La capacidad de Nextbitt para interpretar una amplia gama de documentos ofrece una ventaja significativa a las organizaciones. Al permitir la lectura de cualquier tipo de documento, desde facturas y contratos hasta informes y formularios, Nextbitt se adapta a las necesidades específicas de cada cliente. Esto no sólo aumenta la versatilidad de la plataforma, sino que también mejora la confiabilidad del proceso a lo largo del tiempo.
Además, la personalización de plantillas es una característica clave que ofrece Nextbitt. Con el tiempo, la plataforma aprende del historial de datos recopilados y de las interacciones de los usuarios, refinando continuamente el modelo de interpretación. Estas adaptaciones personalizadas garantizan una experiencia más precisa y eficiente, alineada con las necesidades específicas de cada entorno organizacional.
La integración de la Inteligencia Artificial (IA) en el reconocimiento e interpretación automáticos de documentos juega un papel crucial en la mejora de la confiabilidad y precisión de los resultados. Anteriormente, este proceso dependía en gran medida de la intervención humana, lo que aumentaba el riesgo de errores y retrasos. Sin embargo, con Nextbitt, la IA se hace cargo de la mayor parte del trabajo, lo que reduce significativamente la necesidad de intervención humana y garantiza una mayor seguridad de los datos enviados.
Los algoritmos de IA aplicados por Nextbitt están capacitados para reconocer patrones y extraer información relevante de documentos de manera precisa y eficiente. Esto no sólo acelera el proceso de interpretación, sino que también mejora la calidad de los resultados, permitiendo a las organizaciones tomar decisiones más informadas y asertivas basadas en los datos extraídos.
Además, la IA de Nextbitt es adaptable, lo que significa que puede aprender y evolucionar con el tiempo. A medida que se procesan más datos y se realizan más interacciones, los algoritmos se vuelven más refinados y precisos, proporcionando una interpretación cada vez más precisa y confiable de los documentos.
Una de las ventajas fundamentales de la funcionalidad de Nextbitt es la integración automática de datos en el sistema de la empresa. Una vez que la plataforma procesa con éxito los datos, se integran automáticamente en otros productos del ecosistema Nextbitt. Esto permite a las organizaciones evaluar inmediatamente el impacto de la información ingresada y tomar decisiones basadas en datos precisos y actualizados.
Esta integración automática de datos elimina la necesidad de transferir manualmente información entre sistemas, lo que reduce los errores y los retrasos asociados. Además, proporciona una visión holística y en tiempo real de las operaciones de la organización, facilitando así una toma de decisiones más rápida e informada.
Al adoptar esta funcionalidad de la plataforma Nextbitt, las organizaciones optimizan sus flujos de trabajo y toman decisiones más informadas y rápidas basadas en datos actualizados y precisos. Este enfoque no sólo mejora la eficiencia operativa, sino que también impulsa la competitividad y adaptabilidad de las organizaciones en un entorno empresarial en constante evolución.
Nextbitt no es solo una herramienta, es un socio estratégico para gestionar la información de forma eficaz y tomar decisiones informadas. Obtenga más información sobre cómo utilizamos la Inteligencia Artificial en Nextbitt aquí y reserve una demostración con nosotros para ver esta función en acción.
André Ferreira
Product Owner
