Ventajas del sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO)

En la era de la tecnología y la competitividad empresarial, la eficiencia operativa es fundamental para el éxito de las empresas. Uno de los pilares esenciales para garantizar esta eficiencia es una correcta gestión del mantenimiento. En este artículo, exploramos la importancia de la gestión del mantenimiento y cómo la adopción de un sistema informatizado, como el Sistema Informatizado de Gestión del Mantenimiento (GMAO), puede beneficiar a las empresas a largo plazo.

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Ventajas de la gestión del mantenimiento en las empresas.

Hoy en día, la gestión del mantenimiento es crucial para el buen funcionamiento de una empresa, ya que permite obtener algunos beneficios esenciales:

1. Minimización de costes: reduce los costes de explotación evitando paradas imprevistas, alargando la vida útil de los equipos y optimizando el uso de los recursos.

2. Maximización de la productividad: mantener los equipos en buen estado de funcionamiento ayuda a maximizar la productividad, minimizando los tiempos de inactividad y garantizando la eficacia operativa.

3. Garantía de seguridad: esencial para garantizar la seguridad de los trabajadores y el cumplimiento de los reglamentos y normas de seguridad, reduciendo el riesgo de accidentes en el lugar de trabajo.

4. Protección de activos: los equipos representan una inversión importante para una empresa y su gestión eficaz protege esa inversión alargando su vida útil.

5. Mejora de la satisfacción del cliente: unos equipos en buen estado de funcionamiento suponen menos interrupciones de los servicios o la producción, lo que se traduce en una mayor satisfacción y retención de los clientes.

6. Planificación estratégica: proporciona datos e información valiosos que pueden utilizarse en la planificación estratégica de la empresa, identificando áreas de mejora, optimizando recursos y anticipando necesidades futuras.

7. Competitividad: al funcionar de forma más eficiente, reducir costes y ofrecer un servicio más fiable a los clientes, las empresas con prácticas de mantenimiento eficaces tienen una ventaja competitiva en el mercado.

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Los principales retos de un responsable de mantenimiento:

Por su parte, los responsables de mantenimiento se enfrentan a una serie de retos en su trabajo diario, desde la gestión de recursos limitados hasta la exigencia de un mantenimiento con altos niveles de rendimiento y seguridad, pasando por la presión para reducir costes y garantizar el cumplimiento de la normativa .

En este sentido, es esencial adoptar una herramienta que ayude a estos profesionales a resolver todas estas cuestiones. Una herramienta que puede resolver muchos de los retos diarios a los que se enfrenta un gestor de mantenimiento es un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO). Este software pretende concentrar y sistematizar información que de otro modo estaría dispersa, facilitando así los procesos de las operaciones de mantenimiento.

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¿Cuáles son las principales funciones de una GMAO?

• Gestión de órdenes de trabajo
• Gestión de recursos y mano de obra
• Registro de activos
• Mantenimiento preventivo de los equipos
• Gestión de materiales e inventario
• Análisis, informes y auditorías

La GMAO es, por tanto, una herramienta esencial para optimizar la gestión y el mantenimiento de los activos, mejorando la eficacia y la fiabilidad de las operaciones.

Sin embargo, otro reto al que se enfrentan los responsables de mantenimiento es justificar la necesidad de invertir en una GMAO, es decir, identificar sus ventajas para la dirección de la empresa y cómo es la mejor opción a largo plazo.

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¿Cómo puedo justificar la implantación de una GMAO en mi empresa?

¿Su día a día como responsable de mantenimiento está lleno de procedimientos inadecuados o anticuados? Sin embargo, ¿la dirección de su empresa no reconoce las ventajas de invertir en un sistema automatizado de gestión del mantenimiento?

Siga estos consejos para presentar el valor añadido y los beneficios a largo plazo y convertir la percepción de un coste en una inversión con un rendimiento garantizado.

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Para determinar las ventajas de un sistema de estas características, hay que empezar por plantearse algunas preguntas que, según Kris Bagadia, experto internacional en GMAO, son esenciales para determinar la necesidad de implantar esta tecnología:

• ¿Cuánto tiempo podría soportar la empresa una parada de la cadena de producción por falta de piezas?
• ¿Gastamos más en mantenimiento hoy que hace cinco años? Si es así, ¿cuánto?
• ¿Disponemos de la información necesaria para planificar las operaciones de mantenimiento?
• ¿Podemos obtener esta información cuando la necesitamos? ¿Y está en un formato que podamos utilizar?
• ¿Cuáles son los planes de la empresa en materia de operaciones y equipamiento?

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Al mismo tiempo, surgen algunos problemas más prácticos cada vez que hay que revisar los equipos, lo que no siempre queda registrado:  

• ¿Dónde compramos la última pieza de recambio para este equipo y cuánto costó?  
• ¿Este equipo aún está en garantía?  
• ¿Quién era la persona de contacto con la que hablamos?
• ¿Cuál fue el plazo de entrega?  

La respuesta a estas preguntas, o la incapacidad para responderlas, ayudará a determinar la necesidad de una GMAO.  

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Aunque la empresa ya disponga de un sólido sistema de información de mantenimiento, si no es fácilmente accesible o no está en el formato adecuado, las operaciones pueden ser menos productivas y hay margen para mejorar su rapidez y eficacia. El cambio es, por tanto, la mejor opción.

Las principales ventajas de este cambio son las siguientes:

• Organización y gestión eficaces: una GMAO permite a las empresas organizar y gestionar eficazmente todas las actividades de mantenimiento. Desde la programación de tareas hasta el seguimiento del inventario y la gestión de proveedores, la GMAO simplifica todo el proceso, garantizando que no se olvide ni se pase por alto nada.

• Reducción de los costes de explotación: al evitar las averías imprevistas, optimizar los programas de mantenimiento y gestionar eficazmente los recursos mediante la implantación de esta tecnología, las empresas pueden ahorrar dinero a largo plazo.

• Aumento de la productividad: con un mantenimiento preventivo eficaz, las empresas pueden garantizar que sus activos estén siempre operativos y aumentar la productividad reduciendo los tiempos de inactividad imprevistos de maquinaria y equipos.

• Mejores decisiones: con acceso a datos en tiempo real sobre el rendimiento de los activos y el historial de mantenimiento, las empresas pueden tomar decisiones informadas y estratégicas. Esto permite una gestión más proactiva y eficiente de los recursos y una respuesta rápida a cualquier problema que surja.

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Beneficios a largo plazo:

• Mayor vida útil de los activos: Al realizar un mantenimiento preventivo periódico, los activos de la empresa tienen una vida útil más larga, lo que reduce la necesidad de sustituirlos con frecuencia y los costes asociados.

• Mayor satisfacción del cliente: Con los equipos en buen estado de funcionamiento y menos interrupciones del servicio, las empresas pueden ofrecer una mejor experiencia al cliente, lo que se traduce en una mayor fidelidad y recomendación.

• Cumplimiento de normas y reglamentos: El mantenimiento periódico y documentado suele ser un requisito normativo en muchos sectores. Un sistema de GMAO ayuda a las empresas a cumplir estos requisitos, evitando multas y sanciones.

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¿Y cuáles son las ventajas financieras?

De hecho, esta será una de las preguntas que se hará la dirección de su empresa, es decir, ¿qué vamos a conseguir con ello?

En este contexto, Kris Bagadia subraya la importancia de realizar un análisis financiero detallado para justificar la implantación de una GMAO, que permita determinar las ganancias reales calculando el ahorro de cada módulo del sistema.  

Por ejemplo, si el tiempo de planificación de un trabajo es elevado, implantar una GMAO con módulos de programación de órdenes de trabajo y mantenimiento preventivo puede reducir significativamente estos costes y hacer que toda la operación sea más fluida y ágil, simplificando las tareas operativas.

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En resumen, la adopción de una GMAO no sólo mejora la eficacia del mantenimiento, sino que también contribuye a la reducción de costes, al aumento de la productividad y al cumplimiento de la normativa, lo que la convierte en una opción esencial para cualquier responsable de mantenimiento que desee maximizar el rendimiento de su equipo y sus activos .

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